（中南林发﹝2014﹞2号）
第一章 总 则
第一条 为推进我校公文处理工作科学化、制度化、规范化，提高公文质量和工作效率，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）等文件精神，结合学校实际，制定本办法。
第二条 党政公文是学校党委和行政实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
第三条 公文处理工作是指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作；公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第四条 党委办公室和学校办公室（以下简称“党办、校办”）主管学校公文处理工作，对学校各单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。
第五条 各单位应有专职或兼职人员负责公文处理工作。各单位负责人主管本单位的公文处理工作，各单位应当高度重视公文处理工作，模范遵守公文处理办法。
第二章 公文种类
第六条 公文应当根据其隶属关系、职权范围、发文目的以及公文内容、行文关系等，正确选用公文种类。适用于我校的党政公文种类主要有：
（一）决议：适用于经会议讨论通过的重要决策事项。
（二）决定：适用于对重要事项或者重大活动作出决策和部署、奖惩有关单位及人员、变更或者撤销不适当的决定事项。
（三）通告：适用于学校在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（四）通知：适用于发布规章，任免和聘用干部，传达上级机关的指示，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达需要有关单位周知或者执行的事项。
（五）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况。
（六）报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（七）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。
（八）批复：适用于答复下级单位请示事项。
（九）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（十）函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十一）纪要:适用于记载和传达会议主要情况和议定事项。
第三章 公文的格式
第七条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
（二）密级和保密期限。涉密公文应当根据涉密程度标明密级和保密期限。一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行，保密期限用阿拉伯数字标注。
（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标明“特急”“加急”。一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角。按份号、密级、保密期限、紧急程度顺序自上而下分行排列。“特急”件应收到即办，“加急”件应在规定或要求的时限内抓紧办理。确定公文的紧急程度应实事求是，防止随意性。
（四）发文机关标志（公文版头）应当使用发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，小标宋体红色字，居中排布。联合行文时，主办单位名称排列在前，如有“文件”二字，置于发文单位名称右侧，以联署发文单位名称为准上下居中排布。我校党政公文的发文机关标志主要有三类：
1．上行文版头
“中共中南林业科技大学委员会”和“中南林业科技大学”用于学校党委、行政向上级机关报告、请示等。
2．下行文和平行文版头
“中共中南林业科技大学委员会文件”用于学校党委面向校内发布重要决定、决议和重要的工作部署，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的文件，批转党委部门或基层组织重要工作或发布干部任免通知等。学校党委、行政联合行文时，使用学校党委的发文机关标识。
“中南林业科技大学文件”用于学校行政面向校内处理关系学校全局或比较重大的问题，颁布学校重要规章制度，公布学校中长期发展规划，年度工作要点和总结等，公布机构设置及调整、人事任免、奖惩等重大事项等。
“中共中南林业科技大学纪律检查委员会文件”用于学校纪律检查委员会面向校内发布重要决定、决议和重要工作部署等。
“中共中南林业科技大学委员会办公室文件”、“中南林业科技大学办公室文件”用于党委办公室、学校办公室根据授权，传达党委和行政的决议或决定，答复下级单位的请示，转发上级机关的文件，向上级机关报告、请示工作。
3. 特殊格式和专用文件版头
“中共中南林业科技大学委员会”、“中南林业科技大学”信函格式主要用于党委、行政出具证明、贺信、邀请函等一些特定公文，一般不编文号。
“中南林业科技大学党委（扩大）会议纪要”用于记载和传达学校党委组织召开会议的主要情况和议定事项。
“中南林业科技大学校长办公会议纪要”用于记载和传达学校召开的校长办公会议的主要情况和议定事项。
“中南林业科技大学会议纪要”用于记载和传达学校行政组织召开的除校长办公会议以外其他会议的主要情况和议定事项。
其他专用版头，主要用于学校根据上级主管部门要求和学校工作实际需要开展的专项工作正式分发文件，如“中南林业科技大学职称改革工作领导小组文件”等。
（五）发文字号。简称文号，由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文，只标主办单位发文字号。
编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。
上行文发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
我校党政公文的发文字号主要有：
1．以“中共中南林业科技大学委员会”为标志的公文，其文号为“中南林党〔20××〕×号”。
2．以“中共中南林业科技大学委员会文件”为标志的公文，其文号主要有：“中南林党发〔20××〕×号”（党委）、“中南林党干〔20××〕×号”等。
3．以“中南林业科技大学”为标志的公文，其文号为“中南林〔20××〕×号”。
4．以“中南林业科技大学文件”为标志的公文，其文号为“中南林发〔20××〕×号”、“中南林人〔20××〕×号”。
5．以“中共中南林业科技大学纪律检查委员会文件”为标志的公文，其文号为“中南林党纪〔20××〕×号”。
6．以“中共中南林业科技大学委员会办公室文件”为标志的公文，其文号为“中南林党办〔20××〕×号”。
7．以“中南林业科技大学办公室文件”为标志的公文，其文号为“中南林办〔20××〕×号”。
8.以“中共中南林业科技大学委员会”、“中南林业科技大学”为标志的信函格式公文，其文号分别为“中南林党函〔20××〕×号”、“中南林函〔20××〕×号”。
9.以“中南林业科技大学党委（扩大）会纪要”为标志的公文，其文号用“中南林党会字〔20××〕×号”或“第×届党委会第×次”。
10.以“中南林业科技大学会议纪要”为标志的公文，其文号用“中南林校会字〔20××〕×号”。
11.以“中南林业科技大学校长办公会纪要”为标志的公文，其文号格式为“20××年第×次校长办公会”或“校长办公会﹝20××﹞×号”。
12.其他专用版头公文，其文号视具体情况可由学校简称加专项工作简称组成，如“中南林职改〔20××〕×号”等。
校级公文由党办、校办统一掌握文号；同一发文形式（指同一种公文版头），按统一顺序编号。文号、印章须与相应的公文版头一致使用。
（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。居右空一字，发文机关标识下空二行位置。签发人用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。
（七）标题。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般由“发文机关+事由+文种”三要素构成。校内下发文时，可略去学校名称。
一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，需要回行时，要做到词意完整，排列对称，梯形或菱形排布。
（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用全称、规范化简称或者同类型机关统称。校内行政发文可用“学校各单位”的统称；学校党委对校内各基层党委、党总支、直属党支部等发文，可用“学校各基层党组织”的统称。
编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。
（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次充数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXXX）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，与当与上一行附件名称的首字对齐。
（十一）发文机关署名。署发文机关全称或规范化简称。一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。
（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），右空四字编排。
（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。纪要不加盖印章。印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。不得采用“此页无正文”的方法解决。
（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项（如联系人、联系电话等）。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关；应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行，左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。
（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，后加“印发”二字。
（十八）页码。公文页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
（十九）二维条码。按照上级机关的要求标注，标注在公文末页版记右下方。
第八条 公文的版式参照《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）国家标准执行。公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm）纸，左侧装订。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。
第九条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
第四章 行文规则
第十条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和操作性，严格控制公文数量。凡是通过当面协商或者利用现代通信和技术手段等方式能解决的事项，一般不再制发公文。
第十一条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。
第十二条 向上级机关行文，应当遵循以下规则：
（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送其他相关的上级机关和同级机关，不抄送下级机关。
（二）学校各单位向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经校党委、校行政同意或者授权；属于单位职权范围内的事项可直接报送上级主管部门。
（三）请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
（四）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以学校名义向上级机关负责人报送公文，不得以学校党政负责人个人名义向上级机关报送公文。
第十三条 向下级机关行文，应当遵循以下规则：
（一）主送受理单位，根据需要抄送相关单位。
（二）学校党委办公室、学校办公室根据校党委、校行政的授权，可以向各基层党组织和各单位行文；学校其他单位不得向各基层党组织和各单位发布指令性公文，或者在公文中向各基层党组织和各单位提出指令性要求。如对有关工作做出决策必须由基层党组织、教学业务单位执行，须经校党委或行政同意后，由党委办公室或学校办公室转发。
（三）涉及多个单位职权范围内的事务，单位之间未协商一致的，不得正式行文；擅自行文的，学校有权责令其纠正或撤销。
第十四条 平行文。同级或者不相隶属的单位之间行文，一般用函、意见等文种。
第十五条 学校内设机构除党委办公室、学校办公室外不得正式行文。对不符合行文规则的公文，执行退文制度。校内各单位不得擅自对外签署任何协议书、意向书等。
第五章 公文拟制
第十六条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
第十七条 公文起草应当做到：
（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。
（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。
（四）文种正确、格式规范。
（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
（六）公文涉及其他单位职权范围内的事项，起草单位必须征求相关单位意见，力求达成一致。
（七）校党政领导应当主持、指导重要公文起草工作。
第十八条 以学校党政名义行文的公文文稿签发前，应当由党委办公室或学校办公室进行审核。审核的重点是：
（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。
（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。
（三）涉及有关单位职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。
需要学校党政审议的重要公文文稿，审议前由党委办公室或学校办公室进行初核。
第十九条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。
第二十条 学校公文应当经学校党委或行政负责人审批签发。重要公文和上行文由党委书记或校长签发。特殊情况，书记或校长可授权分管领导代为签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。
第六章 公文办理
第二十条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第二十一条 收文办理主要程序是：
（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收的具体时间。
（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。
（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者单位职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。
（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本单位负责人批示或者转有关单位办理；需要两个以上单位办理的，应当明确主办单位。紧急公文应当明确办理时限。承办单位对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。
（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。
（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办单位按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。
（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
第二十二条 发文办理主要程序是：
（一）复核。已经发文机关负责人签批的公文，印发前应对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。
（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。
（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。
（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。
第二十三条 涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信进行传递或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。
第二十四条 需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及学校档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上单位联合办理的公文，原件由主办单位归档，相关单位保存复制件。单位负责人兼任其他单位职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职单位归档。
第七章 公文管理
第二十五条 全校各基层党组织、各单位，应当严格执行公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。
第二十六条 上级来文由学校机要室统一管理。学校党政公文由党委办公室、学校办公室统一管理。
第二十七条 公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。
公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。
第二十八条 公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行；需要变更的，应当经发文单位批准。
涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。
第二十九条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。
复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。
第三十条 公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第三十一条 涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定，由学校机要室统一进行归档、清退或者销毁。
第三十二条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第三十三条 学校单位合并时，全部公文应当随之合并管理；单位撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交学校档案馆。
工作人员离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第八章 附 则
第三十四条 党政公文包括纸介公文和电子公文，电子公文与纸介公文具有同等效力。校内公文处理实行网络办公自动化系统操作,除归档需要以外，一般不再印发纸介公文。
第三十五条 学校工会和团委的公文处理工作，除本系统有特殊要求外，参照本办法执行。
第三十六条 本办法由党委办公室、学校办公室负责解释。
第三十七条 本办法自公布之日起施行。此前学校有关公文处理方面的规定停止执行。